El “databerg” o montaña de datos, representa en la actualidad un problema y un desafío de suma importancia para las organizaciones. Esta acumulación de datos no solamente implica una dificultad significativa a la hora de crear entornos óptimos para la información, sino que también implica un derroche de presupuesto que, según el estudio encargado por Veritas a la firma Vanson Bourne, supone más de 3.300 billones USD, de aquí al 2020.
Conociendo el síntoma, es decir, el databerg, es necesario saber qué lo produce para poner en práctica una solución que permite a las compañías u organizaciones crear entornos digitales eficientes y entender cómo darle valor empresarial a la información. La montaña de datos se encuentra compuesta principalmente por tres elementos: los datos críticos del negocio, es decir, toda la información vital que garantiza el éxito operativo de la organización; los datos redundantes, obsoletos y triviales, llamados datos ROT; y por último, los datos oscuros, cuyo valor no ha sido identificado y puede incluir datos relevantes como ROT.
Si tenemos en cuenta que por lo menos un 31% de la información clasificada dentro del databerg corresponde a datos ROT, es innegable la necesidad de administrar de forma correcta este tipo de archivos. Por esta razón, en este artículo nos enfocaremos en analizar el modo en que los datos ROT deben ser controlados y eliminados de forma periódica para que las compañías puedan concentrarse en los datos más relevantes para tener un desempeño óptimo.
¿CÓMO DARLE VALOR EMPRESARIAL A LA INFORMACIÓN?
Partamos de que los databerg no son, por sí mismos, dañinos para una compañía en la medida en que estén controlados, ¿qué hacer entonces para monitorear realmente los datos ROT?
Para ello, hay que reconocer las tres formas en que los datos ROT se originan: en primer lugar, se originan en los niveles estratégicos empresariales, que centran sus presupuestos basados únicamente en volúmenes de datos, no en datos de real valor empresarial; ligado a esto, se encuentra el nivel organizativo, que adopta soluciones de almacenamiento en la nube bajo la falsa premisa de “almacenamiento gratuito”; y por último, el nivel personal, la creencia de los empleados de que es posible utilizar los recursos TI corporativos de forma gratuita en uso empresarial y personal.
De manera que hay que asumir el control de estos tres aspectos, y así monitorear la montaña de datos. El estudio recomienda, en primer lugar generar políticas para la eliminación frecuente de los datos ROT, de modo que se reduzca el flujo de este tipo de datos y por ende se reduzca el flujo de caja.
En segundo lugar, se debe crear una política de retención de datos para proteger por una parte la confidencialidad de la información de la compañía y para tener un esquema viable en cuanto al control sobre los datos oscuros.
Por último, deben establecerse procedimientos para redireccionar la conducta de los empleados pues en la medida en que las empresas migran cada vez más hacia las nubes digitales, más es el uso indebido que hacen los empleados de estos instrumentos al usarlos para fines personales lo que implica un almacenamiento de archivos innecesarios para la compañía como fotos, documentos personales o software no aprobados.
Seguir estos consejos es vital para que el almacenamiento y toda la gestión de la información no se convierta en una fuente de pérdidas para su organización.
