Errores en la nueva gestión de proyectos

A que a que nos referimos cuando hablamos de proyecto y error:

Cuando hablamos de proyecto, nos referimos a un esfuerzo y acción temporal que emprendemos para crear un servicio, producto o lograr un resultado único y esperado, que tiene un inicio y un fin definidos. Bajo esta definición, un proyecto puede ser muy variado, como la creación de un producto, un servicio, un viaje familiar, la remodelación de una casa o un plan de estudios.

Por otro lado, cuando hablamos de error en el contexto de un proyecto, nos referimos a los obstáculos y dificultades que surgen debido al desconocimiento o a malas prácticas en algún momento. Es importante enfocar nuestros esfuerzos en identificar y corregir estos errores para mejorar la gestión y el resultado final del proyecto.

ERRORES FRECUENTES EN LA GESTIÓN DE UN PROYECTO

Alcance y Objetivos mal definidos.

Desde mi experiencia, el error de tener un alcance y objetivos mal definidos es muy común en la gestión de proyectos; comenzamos a trabajar y avanzar sin comprender cuál es el objetivo y de qué trata el proyecto, qué necesidad cubre, hasta dónde debemos llegar, cuáles son los límites, entregables, compromisos, presupuesto, y cuál es el valor que debemos generar. Este error nos ha enseñado que "correr no es avanzar"; debemos tomarnos el tiempo de comprender e interpretar con los principales participantes y asegurarnos de que todos tengamos el mismo entendimiento, y formalizarlo en una matriz que incluya cada compromiso y responsabilidad. Con esta certeza y claridad, nos evitamos una mala inversión de recursos innecesaria. ¿Te ha pasado que cualquier ruta te lleva cuando no sabes dónde vas?

No definir una planificación es un error común en la gestión de proyectos. Independientemente del enfoque del proyecto, es fundamental contar con una planificación adecuada, formalizada y documentada para garantizar su éxito. En muchas ocasiones, nos apresuramos a definir el 'cómo' y el 'cuándo' sin tener claro el 'qué'. Esto lleva a la elaboración de cronogramas y listas de actividades antes de comprender realmente el alcance y los objetivos del proyecto. Es como intentar construir una casa sin tener los planos adecuados. Por lo tanto, es crucial dedicar tiempo a una planificación adecuada antes de iniciar cualquier proyecto. "Como construimos una casa sin sus planos".

No gestionar las amenazas que enfrentan los proyectos puede ser debido al optimismo o al exceso de confianza que lleva a muchos a pensar que no necesitan gestionar los riesgos. La mayoría de los problemas que enfrentan los proyectos podrían haberse evitado, o al menos minimizado, si se hubiera gestionado adecuadamente los riesgos con controles. No importa qué enfoque de trabajo apliquemos, siempre debemos gestionar los riesgos a través de controles.

La falla en la comunicación ya sea por deficiencia, exceso o inapropiada forma de comunicar, es una de las áreas en las que más caemos. Algunas de las fallas más comunes incluyen:

• Aplazar permanentemente las comunicaciones. Postergarlas o por olvido no informar a tiempo los asuntos importantes como, por ejemplo, atrasos reales.
• Comunicaciones sin foco. Muchas comunicaciones no van al punto, damos “tanta vuelta” que confundimos al receptor.
• No formalizar las conversaciones. Muchas veces se conversan cosas importantes del proyecto y estas no quedan formalizadas a tiempo por escrito, “lo escrito, escrito esta”.
• El exceso de comunicación constante. Si bien es necesario formalizar ciertas comunicaciones, tampoco nos debemos ir al otro extremo comunicar por cada cosa que ocurre.
  

La gestión de cambios en los requisitos o alcance es una tarea delicada. El problema no radica en los cambios en sí, sino en la forma en que se gestionan. A menudo, los cambios constantes son resultado de fallas en la definición inicial del alcance, que es una de las principales causas de fracaso en los proyectos. Gestionar adecuadamente el alcance implica contar con un proceso formal de control de cambios documentado. Este proceso es fundamental, ya que permite entender por qué se realizan modificaciones y si estas estaban contempladas en el alcance inicial o son adiciones nuevas. De esta manera, todos los interesados en el proyecto pueden estar informados y aprobarlos.

 El seguimiento y control son indispensables en cualquier proyecto. Si bien empoderamos a los equipos y los alentamos a ser autónomos e independientes, no todas las personas o equipos tienen las habilidades, experiencia y conocimientos necesarios para el autoliderazgo. Por ello, siempre se deben monitorear, supervisar, definir puntos de control y métricas con rigurosidad para obtener buenos resultados. Además, estos deben ser socializados con todos los integrantes. “Siempre se debe realizar el seguimiento de los proyectos sin ninguna excepción"

La falta de recursos, que no fueron contemplados adecuadamente en la planificación del proyecto, ya sea por un mal dimensionamiento en las cantidades o por valores que no se ajustan a la realidad, es un problema común. Esto suele ser resultado de una mala interpretación o mal entendimiento del proyecto, lo que ocasiona que no se cuente con los recursos necesarios. Esta falta de recursos puede afectar la generación del valor esperado en el proyecto.

Otro error común es contar con un equipo que no está adecuadamente preparado para gestionar un proyecto. Es fundamental seleccionar personas con las habilidades técnicas y blandas necesarias, así como la experiencia y conocimiento adecuados. "El papel resiste todo lo que se escribe", por lo que es indispensable tener un plan de selección que incluya pruebas técnicas para asegurarnos de contar con el personal requerido para cada rol. Además, es necesario mantener un proceso de conocimiento documentado y un plan de formación constante para generar una mejora continua en el proyecto.

Inadecuada gestión del cambio

Otro error común es no gestionar de manera adecuada las resistencias al cambio. Es común encontrar personas que se resisten al cambio, pero el problema radica en no saber gestionar esta resistencia o no darle la suficiente importancia a tiempo. En estos casos, es recomendable apoyarse en el área de talento humano y, como gerentes, dedicar tiempo para escuchar y observar en el sitio. Aunque esto no elimina la resistencia, nos permite generar planes y acciones preventivas para mantener un excelente clima laboral.

Espero que este blog les haya brindado algunas enseñanzas y aprendizajes. Los invito a compartir sus experiencias y comentarios sobre los errores que han enfrentado y cómo los han mitigado.

Gracias y hasta pronto.