Nadie soportará un año más de reuniones tediosas en línea. Se puede hacer trabajo remoto en equipo de una manera más interesante y divertida, y aquí le explicamos cómo.
Por Álvaro Montes
Muchos se preguntan si estaremos un año más pasando el día frente a la pantalla, en reuniones de trabajo tediosas y agotadoras. Con segundos picos de contagio en muchos países, la mayoría de las organizaciones decidieron prolongar el trabajo remoto. Algunas incluso anunciaron que jamás regresarán a las oficinas.
Las reuniones aburridas constituyen un viejo problema - prepandemia - con el que lidian líderes de equipos, gerentes y directores en casi todas las empresas. Existe un mercado de facilitadores profesionales, quienes ofrecen servicios de planeación y moderación de reuniones altamente productivas y orientadas a resultados. Para ello utilizan enfoques metodológicos dinámicos, inspirados en las pedagogías participativas, los cuales complementan con un instrumental variado, que suele incluir tableros, tarjetas, marcadores y numerosas ayudas didácticas. En Colombia este tipo de servicio profesional es utilizado casi que exclusivamente en el sector de la cooperación al desarrollo social, mientras en Europa es común ver facilitadores profesionales haciéndose cargo de reuniones de juntas directivas en grandes compañías.
La facilitación de reuniones y de trabajo en equipos es todo un arte, con manuales, guías metodológicas, cajas de herramientas y enfoques diversos, y las organizaciones que acuden a estos servicios los encuentran altamente provechosos para mejorar la toma de decisiones y la planeación. La buena noticia es que mucho de esa magia de hacer reuniones interesantes en el mundo presencial, está disponible también para entornos virtuales.
Ya se dijo que una cosa es teletrabajar y otra trabajar desde casa. Ahora agregamos que hay una diferencia abismal entre conversar en Teams, Meet, Webex, Zoom o cualquiera de las muchas plataformas de videoconferencia que se masificaron el año pasado, y realizar verdadero trabajo colaborativo en equipos.
Antes de convocar una reunión de su equipo, piense primero en las siguientes preguntas:
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¿Es necesaria esta reunión?
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¿Está claro el propósito? ¿Cuál es el resultado esperado?
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¿Hay una agenda que defina cómo se utilizará el tiempo?
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¿Todos los participantes juegan un papel activo en la discusión o algunos son sólo observadores pasivos, o - peor aún - sustituyen a la persona que realmente debería asistir?
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¿Se definirán claramente los siguientes pasos y responsabilidades al final de la reunión?
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¿Cuán probable es que los participantes salgan de la sala pensando "¡qué pérdida de tiempo!"?
Beatrice Briggs, directora del Instituto Internacional de Facilitación y Cambio (IIFAC), insiste en que "La planificación y organización de reuniones productivas es una habilidad de liderazgo que necesita ser cultivada en todos los niveles de una organización".
La “fatiga Zoom”, como se ha bautizado al tedioso efecto que causaron el año pasado las avalanchas de reuniones en línea, se produce por dos factores: exceso de encuentro y reuniones sin planeación y sin metodología. Una buena planificación de cada evento soluciona ambos problemas. Se tendrán menos reuniones y reuniones más productivas si se utilizan metodologías dinámicas. ¿Cómo se logra esto? La clave está en preparar agendas en las que hay menos palabras y más acción.
Para recoger las opiniones y propuestas de cada persona que participa, lo menos indicados es dar la palabra a cada uno. Esa antigua práctica es un somnífero letal. Lo mejor es pedirles que anoten ideas clave en tarjetas tipo Post-it y las peguen en un tablero; el grupo construirá en vivo un mapa conceptual, que después discutirá. Para eso puede utilizar la plataforma digital Mural, un tablero blanco sobre el que se pueden pegar tarjetas para visualizar ideas. Los participantes no están viendo mosaicos de rostros (la mayoría en ángulos absurdos y mal iluminados) sino las ideas que cada participante coloca sobre el tablero, escritas en tarjetas de colores. Lluvias de ideas, mapas mentales, gráficos, líneas de tiempo, diagramas, matrices de priorización y jerarquización, y una extensa colección de otras formas de visualizar ideas y datos, pueden ser construidas "a muchas manos", en trabajo de creación colectiva rico, dinámico y potente. Mural ofrece una versión en línea de lo que en el mundo de la facilitación profesional se realiza mediante técnicas como el Metaplan alemán.
En una reunión en línea ágil y orientada a resultados se recomienda eliminar el punto de informes. No incluir temas que sean meramente informativos, como reportes o informes de cada área, porque generalmente no requieren discusión ni decisiones. Hay que buscar otras formas de compartir esa información, por ejemplo, enviándolos vía correo electrónico antes de la reunión.
Resulta esencial preparar materiales de apoyo para cada reunión. Diapositivas (pocas, no más de cinco, pero muy impactantes) con datos claves, por ejemplo. O una encuesta en línea y en vivo, para lo cual se puede utilizar la plataforma Mentimeter.
Controlar y respetar rigurosamente el tiempo. Tanto la duración total de la reunión como el tiempo para cada intervención oral, y para cada sección de la agenda. Cuantas menos intervenciones orales hay, más interesante será la reunión. En lugar de hablar demasiado, se les pide a los participantes que visualicen sus ideas en tarjetas y las compartan en la pantalla. El moderador habla mientras esto ocurre, sintetiza ideas y se asegura de que todos participen en la actividad.
No pierda de vista que debe enfocarse en resultados y en la toma de decisiones, o en un plan de pasos a seguir y compromisos de cada uno. Eso asegura que la reunión tuvo sentido.
Tanto en el mundo presencial como en el digital, una buena preparación, con las metodologías y didáctica correctas, ayudará a aprovechar mejor el tiempo, optimizar los recursos humanos y conseguir reuniones interesantes y más participativas.
